Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Nils Ohlsen
Kampweg 2
41849 Wassenberg
Deutschland

Fragen und Datenschutzanfragen: tireso@nilsohlsen.net.

2. Welche Daten TiReSo verarbeitet

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash und gegebenenfalls eingerichtete Zwei-Faktor- oder Passkey-Anmeldedaten.
• Zeiterfassungsdaten: Kunde, Projektnummer beziehungsweise Projektbezeichnung, optionale Tätigkeit, Beginn, Ende, Dauer, Notizen, Herkunft und Status „Abrechenbar“ oder „Nicht abrechenbar“.
• Technische Zuordnungen, Änderungsprotokolle und als gelöscht markierte Buchungen, die der Nachvollziehbarkeit und dem Abgleich der Clients dienen.
• Sitzungsdaten und API-Zugänge mit Berechtigungen, Erstellungs-, Ablauf- und Nutzungszeitpunkten; Von TiReSo ausgestellte API-Schlüssel werden auf dem Server als Hash gespeichert. Zugangstokens externer Systeme werden verschlüsselt gespeichert, weil TiReSo sie für autorisierte API-Aufrufe benötigt.
• Technische Verbindungs- und Fehlerdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte URL, HTTP-Status, Browserkennung und gegebenenfalls die zuvor besuchte Seite, soweit diese durch den Browser übermittelt wird.

Kunden und Projektnummern sollen künftig durch ein anderes System bereitgestellt werden. Die Verwaltung externer API-Verbindungen ist vorbereitet; ein automatischer Kunden- oder Projektimport ist derzeit noch nicht eingerichtet. Vor ihrer Aktivierung werden Datenquelle und konkrete Übermittlung ergänzt. Freitextnotizen sollten nur die für die Zeiterfassung erforderlichen Angaben enthalten.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Daten dienen der Anmeldung, persönlichen Zeiterfassung, Zuordnung zu Kunden und Projekten, Auswertung, dem Export und der Synchronisierung zwischen Webapp und Desktop-Apps. Technische Daten werden für den sicheren und zuverlässigen Betrieb, die Fehlerbehebung und die Abwehr von Missbrauch verwendet.

Soweit die Datenschutz-Grundverordnung auf die jeweilige Verarbeitung anwendbar ist, erfolgt diese auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Die berechtigten Interessen liegen in der Bereitstellung der privaten beziehungsweise internen Zeiterfassung, nachvollziehbaren Buchungen und der Sicherheit des Angebots. Eine ausschließlich persönliche oder familiäre Verarbeitung kann unter die Ausnahme des Art. 2 Abs. 2 Buchstabe c DSGVO fallen; diese Ausnahme wird nicht pauschal auf die öffentlich erreichbare Website übertragen.

Kontodaten und Projektzuordnung sind für die jeweilige Funktion erforderlich. Notizen sind freiwillig. Ohne die notwendigen Angaben kann die betreffende Funktion nicht genutzt werden. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung sowie Profiling zu solchen Zwecken findet nicht statt.

4. Hosting und Empfänger

Das Angebot wird bei Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, gehostet. Der genutzte Server befindet sich in Deutschland, Standort Falkenstein. Hetzner stellt die technische Infrastruktur bereit und kann im hierfür erforderlichen Umfang technische Daten verarbeiten. Informationen des Anbieters: Hetzner-Datenschutzhinweise.

Zugriff erhalten der Betreiber und die für das jeweilige Benutzerkonto berechtigten Nutzer beziehungsweise ausdrücklich angebundenen Clients. Daten werden nicht verkauft und nicht für Werbung weitergegeben. Eine durch den Betreiber veranlasste Übermittlung von Buchungsdaten an Dienste in Drittländern ist im aktuellen Betrieb nicht vorgesehen. Die aktuelle TiReSo-Anwendung bindet keine Analyse-, Werbe- oder KI-Dienste ein. Externe API-Verbindungen werden vom angemeldeten Nutzer mit Zieladresse und Token eingerichtet. Ein manuell ausgelöster Verbindungstest sendet den Token als Bearer-Zugang ausschließlich an den angegebenen HTTPS-Endpunkt. Es findet noch keine automatische Synchronisierung mit NOdea oder dem geplanten Ticket-System statt.

Wenn du per E-Mail Kontakt aufnimmst, werden Absender, Nachricht und technische Zustelldaten bei den für die E-Mail-Kommunikation eingesetzten Postfachanbietern verarbeitet, um die Anfrage zu beantworten. TiReSo versendet derzeit selbst keine Anmelde- oder Passwort-Reset-E-Mails.

5. Cookies und lokaler Browserspeicher

Die Webapp verwendet technisch erforderliche Cookies für die Sitzung und den Schutz vor gefälschten Anfragen (CSRF). Die Sitzung hat derzeit eine Inaktivitätsdauer von 120 Minuten. Wenn du „Angemeldet bleiben“ auswählst, kann ein zusätzliches Anmelde-Cookie bis zu 400 Tage bestehen; es kann durch Abmeldung beziehungsweise Löschen der Browserdaten entfernt werden.

Eine von dir gewählte Darstellung (hell, dunkel oder System) kann im lokalen Browserspeicher unter „flux.appearance“ und in einem Darstellungs-Cookie gespeichert werden, bis du diese Einstellungen beziehungsweise die Browserdaten löschst. Diese Daten werden nicht für Werbeprofile verwendet. Für die zur ausdrücklich gewünschten Funktion erforderliche Speicherung beziehungsweise den Zugriff ist keine Einwilligung nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG erforderlich. TiReSo setzt derzeit keine optionalen Tracking-Cookies. Schriftarten, Skripte und Styles werden vom TiReSo-Server ausgeliefert.

6. Mac-App und USB-Buzzer

Die reguläre Mac-App setzt eine Kontoanmeldung voraus. Vor einer erfolgreichen Prüfung des Zugangs sind Buchungsansicht, Timer und Buzzer-Aktionen gesperrt; ein lokaler Ersatzmodus steht nicht zur Verfügung. Die Mac-App kommuniziert per HTTPS mit dem von dir verbundenen TiReSo-Server. Bei der Anmeldung werden E-Mail-Adresse und Passwort sowie bei aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung der Einmalcode per HTTPS an den TiReSo-Server übertragen. Das Passwort wird auf dem Mac nicht gespeichert. Der Server stellt einen App-Zugang aus; dessen API-Schlüssel liegt im macOS-Schlüsselbund; die Serveradresse und Einstellungen werden lokal gespeichert. Die App hält einen getrennten lokalen Zwischenspeicher der synchronisierten Buchungen und Stammdaten vor. Aktuell werden die letzten 45 Tage sowie gegebenenfalls ein älterer laufender Timer geladen. Lokale Buchungen aus einem zuvor verwendeten lokalen Modus werden nicht automatisch hochgeladen.

Die Abmeldung in den Einstellungen löscht den API-Schlüssel im Schlüsselbund und versucht, diesen auf dem Server zu widerrufen. Ist der Server nicht erreichbar, wird der fehlende Widerruf angezeigt; er kann in der Webapp nachgeholt werden. Bereits vorhandene lokale Cache-Dateien werden dadurch nicht automatisch entfernt. Für deren Entfernung kann der Datenordner über die Einstellungen geöffnet werden. Ein auf dem Server laufender Timer läuft beim Beenden der Mac-App oder beim Abziehen des Buzzers weiter.

Der USB-Buzzer wird lokal über CoreMIDI angesprochen. TiReSo verarbeitet Berührungs-, Dreh- und Druckereignisse und sendet LED-Farben an das Gerät. Diese Hardwareereignisse werden nicht als separate Nutzungsanalyse an den Server übermittelt; nur die daraus ausgelösten Buchungsaktionen werden übertragen. Die optionale Inaktivitätserkennung wertet die Zeit seit der letzten Eingabe lokal aus; Tastatureingaben, Bildschirminhalte oder Texte anderer Anwendungen werden dabei nicht aufgezeichnet.

Windows-App

Auch die Windows-App setzt eine erfolgreiche Kontoanmeldung per HTTPS voraus und speichert kein Passwort. Der ausgestellte App-Token wird im Benutzerprofil mit der Windows-Datenschutz-API (DPAPI) verschlüsselt abgelegt. Synchronisierte Buchungen und Stammdaten werden im Arbeitsspeicher gehalten; es gibt keinen dauerhaften Buchungscache oder Offline-Schreibmodus. Die Abmeldung entfernt den lokalen Token, leert die Ansicht und versucht den Server-Token zu widerrufen. Die Buzzer-Anbindung nutzt lokal Web MIDI ohne Firmware- oder SysEx-Zugriff. Es gibt im Windows-Client keine automatische Inaktivitätserkennung. Die App kann im Windows-Infobereich weiterlaufen; ein Server-Timer läuft auch bei geschlossener oder beendeter App weiter.

7. Speicherdauer und Löschung

Konten, Stammdaten und Buchungen werden gespeichert, solange sie für die private beziehungsweise interne Zeiterfassung benötigt werden. Es gibt hierfür keine pauschale automatische Löschfrist. Gelöschte Buchungen werden zunächst als gelöscht markiert, damit andere Clients die Löschung übernehmen können; Änderungsprotokolle können dabei erhalten bleiben. Eine erforderliche endgültige Löschung wird auf Anfrage durch den Betreiber vorgenommen, soweit keine entgegenstehenden Aufbewahrungs- oder Nachweisgründe bestehen.

Webserverprotokolle werden bei Inhalt täglich rotiert; es werden bis zu 14 archivierte Protokolldateien vorgehalten. Anwendungsprotokolle unterliegen einer zusätzlichen größenbasierten Rotation. Bei Sicherheitsvorfällen können erforderliche Auszüge bis zur Klärung aufbewahrt werden. Automatische lokale Sicherungen enthalten Datenbank, gespeicherte Dateien und Konfiguration und werden für rund 30 Tage vorgehalten. Die technischen Erstbereitstellungs- und Sicherheitskopien werden durch den Betreiber gesondert verwaltet. Gelöschte Daten können bis zur Entfernung der jeweiligen Sicherung darin enthalten sein; bei einer Wiederherstellung sind Löschungen erneut zu berücksichtigen.

8. Sicherheit

Webapp und API werden verschlüsselt per HTTPS bereitgestellt. Passwörter werden gehasht, eigene serverseitige API-Zugangsschlüssel als Hash und externe Zugangstokens verschlüsselt gespeichert und Zugriffsmöglichkeiten durch Anmeldung und Berechtigungen begrenzt. Auf dem Mac schützt der Schlüsselbund den API-Zugang. Die Anwendung enthält keine eigene Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Buchungsdaten; der Betreiber kann die Daten zur Administration einsehen.

9. Deine Rechte

Soweit die DSGVO anwendbar ist, bestehen unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Du kannst einer auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f gestützten Verarbeitung aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen (Art. 21). Für Anfragen genügt eine Nachricht an die oben genannte E-Mail-Adresse.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an deinem gewöhnlichen Aufenthaltsort, deinem Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes (Art. 77 DSGVO). Eine Übersicht der deutschen Aufsichtsbehörden bietet die Datenschutzkonferenz.

10. Änderungen

Diese Hinweise werden angepasst, wenn sich der Betrieb oder die angebundenen Dienste ändern. Maßgeblich ist die hier veröffentlichte Fassung mit dem oben genannten Stand.